Uzyskanie statusu Krajowej Instytucji Płatniczej lub rejestracja jako Mała Instytucja Płatnicza to dopiero początek relacji z regulatorem. Bieżące funkcjonowanie instytucji płatniczej wiąże się z szerokim zakresem obowiązków compliance, których niedopełnienie może prowadzić do sankcji administracyjnych, a w skrajnych przypadkach do cofnięcia zezwolenia lub wykreślenia z rejestru.
Jakie obowiązki AML ciążą na instytucjach płatniczych?
Instytucje płatnicze – zarówno KIP jak i MIP – są instytucjami obowiązanymi w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to szereg konkretnych obowiązków, których realizacja musi być udokumentowana i weryfikowalna przez regulatora.
Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego wobec klientów jest pierwszym i podstawowym obowiązkiem. Przy nawiązywaniu stosunku gospodarczego lub realizacji transakcji powyżej określonych progów, instytucja musi zidentyfikować i zweryfikować tożsamość klienta, ustalić cel i planowany charakter stosunków gospodarczych, a przy klientach będących podmiotami prawnymi – zidentyfikować beneficjentów rzeczywistych.
Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych i transakcji pod kątem zgodności z profilem klienta jest kolejnym obowiązkiem. Transakcje odbiegające od typowego wzorca dla danego klienta, transakcje o wartościach zbliżonych do progów raportowych i transakcje z jurysdykcjami wysokiego ryzyka wymagają szczególnej uwagi i dokumentacji.
Jak wygląda raportowanie do GIIF i jakie transakcje podlegają obowiązkowi zgłoszenia?
Generalny Inspektor Informacji Finansowej – GIIF – jest organem, do którego instytucje płatnicze mają obowiązek zgłaszania określonych kategorii transakcji. Transakcje o wartości powyżej piętnastu tysięcy euro lub równowartości w innej walucie podlegają automatycznemu raportowi, niezależnie od podejrzeń co do ich charakteru. Transakcje podejrzane – bez względu na wartość – podlegają zgłoszeniu gdy instytucja posiada informacje o możliwym związku transakcji z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
System raportowania do GIIF odbywa się przez dedykowaną platformę elektroniczną. Instytucja płatnicza musi zapewnić odpowiednie zasoby techniczne i ludzkie do obsługi tego obowiązku – w tym pracowników przeszkolonych w zakresie rozpoznawania podejrzanych transakcji i procedur raportowania.
Jakie obowiązki raportowe wobec KNF mają KIP i MIP?
Obowiązki raportowe wobec KNF różnią się między KIP i MIP. Krajowa Instytucja Płatnicza podlega pełnemu reżimowi raportowemu – kwartalne i roczne sprawozdania z działalności, raporty dotyczące wolumenu transakcji, informacje o incydentach bezpieczeństwa i raporty dotyczące wymogów kapitałowych.
Mała Instytucja Płatnicza ma uproszczone obowiązki raportowe, ale musi regularnie raportować do KNF dane dotyczące wolumenu przeprowadzanych transakcji płatniczych. Przekroczenie limitu półtora miliona euro miesięcznie musi być niezwłocznie zgłoszone do KNF i skutkuje koniecznością złożenia wniosku o zezwolenie KIP lub zaprzestania działalności wykraczającej poza limit.
Jak zarządzać ryzykiem operacyjnym w instytucji płatniczej?
Zarządzanie ryzykiem operacyjnym jest jednym z kluczowych obszarów compliance dla instytucji płatniczych. Ryzyko operacyjne obejmuje ryzyko strat wynikających z wadliwych procesów wewnętrznych, błędów ludzkich, awarii systemów IT i zdarzeń zewnętrznych. Dla instytucji płatniczej, której działalność opiera się na niezawodności systemów informatycznych i bezpieczeństwie danych transakcyjnych, zarządzanie tym ryzykiem ma szczególne znaczenie.
Wymagania EBA dotyczące bezpieczeństwa płatności – w tym wytyczne dotyczące silnego uwierzytelniania klientów i bezpiecznej komunikacji – nakładają na instytucje płatnicze konkretne wymogi techniczne i organizacyjne. Regularne testowanie bezpieczeństwa systemów, plany ciągłości działania i procedury reagowania na incydenty są elementami, których wdrożenie i dokumentacja są weryfikowane przez KNF.
Kancelaria RSP Legal oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie compliance dla instytucji płatniczych – od wdrożenia procedur AML przez przygotowanie raportów dla KNF po bieżące doradztwo przy interpretacji wymagań regulacyjnych właściwych dla Krajowej Instytucji Płatniczej i Małej Instytucji Płatniczej.